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Saiba como o TalkProcess forms Fortalece o Patrocínio dos projetos de modelagem

REALIDADE

Importância do patrocínio pela alta gestão

É comum a Diretoria da empresa acreditar que uma atuação com processos é uma boa estratégia para a empresa ganhar eficiência.

E assim, ela aprova o investimento em projetos de processos, que podem ser implementados por meio de uma equipe interna ou uma consultoria externa.

Porém, apesar dessa aprovação, não é fácil para os Diretores apoiarem esses projetos na prática, durante sua implementação (patrocínio).

Sem esse apoio, a consequência será o menor engajamento dos Gestores (chefes de departamento e gerentes de área) e, consequentemente, de suas equipes de Colaboradores.

Ou seja, o engajamento dos Gestores é maior, quanto mais a Diretoria apoiar publicamente os projetos, durante sua execução.

E não é simples para um Gestor se engajar, porque eles já estão bastante ocupados com suas prioridades e metas do negócio.

Como seus departamentos dependem da produtividade de suas equipes, para um Gestor apoiar a modelagem, ele precisará adequar as rotinas de trabalho de sua equipe, para conseguir liberar seus melhores Colaboradores e direciona-los para as atividades de levantamento.

É por isso que o sucesso da modelagem depende totalmente desse apoio dos Gestores, o que torna fundamental o patrocínio da Diretoria.

O baixo engajamento de Gestores e Colaboradores é o problema mais crítico para os projetos de processos e, infelizmente, também é o mais frequente (veja pesquisa).

DIFICULDADES

São várias as dificuldades que atrapalham o patrocínio da alta gestão:

A falta de patrocínio pode se originar da falta de tempo dos Diretores ou do não entendimento deles, sobre o quanto esse apoio da alta gestão é fundamental.

Para que um membro da alta gestão da empresa entenda a importância de seu apoio aos projetos, ele precisaria de dados sobre o baixo engajamento dos Gestores e como isso compromete todo o projeto.

Essas informações servem para comprovar o risco que a empresa corre, de perder o dinheiro investido nos projetos de processos.

E mais: o risco de manter a empresa executando processos pouco eficientes, que geram retrabalho, desperdícios e insatisfação dos clientes.

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Não é fácil para os profissionais de processos fornecerem esses dados de engajamento para a Diretoria, em função do trabalho exigido para a aferição.

Engajamento representa o esforço empenhado pelo Colaborador, o tempo dedicado às atividades de levantamento, cumprimento dos prazos, qualidade da interação com o profissional de processos, etc.

Não dá para o profissional de processos, simplesmente, pedir para os Gestores e Colaboradores responderem um questionário, que pergunta o quanto eles estão engajados com o projeto.

Esse tipo de pesquisa leva a uma resposta tendenciosa, porque dificilmente alguém não engajado vai assumir isso.

A aferição do engajamento deve ser feita de forma a garantir confiança total nos dados apurados e sem sobrecarregar os profissionais de processos.

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A terceira dificuldade para o patrocínio é a dificuldade dos Diretores participarem minimamente de workshops e reuniões.

Para um Diretor apoiar um projeto, ele poderia fazer a abertura de alguns desses eventos presenciais e receber periodicamente o profissional de processos, ao longo do projeto, para se atualizar sobre a evolução das atividades e indicadores.

Porém, ambas as situações são difíceis de acontecerem, porque um Diretor está sempre envolto com prioridades mais estratégicas.

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SOLUÇÃO 01

Informação de impacto para os diretores

Utilizando tecnologia de ponta, o TalkProcess forms resolve essas dificuldades (falta de tempo dos Diretores, dificuldade para participarem e impossibilidade de aferir engajamento).

Para essa terceira dificuldade, por meio de um analytics especializado em projetos de processos (Process Engajement Analytics-PEA) o TalkProcess forms mede automaticamente o engajamento dos Gestores e seus Colaboradores.

E através de um aplicativo de celular, o TalkProcess app, os Patrocinadores são automaticamente informados do baixo engajamento de Gestores, a cada semana.

Essas informações têm enorme poder de sensibilizar os Patrocinadores, porque o baixo engajamento compromete todo o ROI dos projetos.

Nesse cenário, a falta de tempo dos Patrocinadores deixa de ser um problema, porque os indicadores de engajamento são apresentados em dashboards, que agilizam a análise e entendimento.

Assim, em menos de um minuto é possível saber quem são os gestores mais e menos engajados, e se posicionar a respeito.

SOLUÇÃO 02

Facilidade para o Patrocinador se envolver

Com os Patrocinadores cientes dos riscos do projeto, o próximo passo é agir de forma assertiva para mitiga-los.

Uma excelente estratégia é RECONHECER publicamente o esforço dos Gestores mais engajados.

E como os Diretores não dispõem de tempo livre, o TalkProcess forms facilita esse reconhecimento, ao possibilitar que eles utilizem o app para isso.

Por meio de um simples post, com apenas um clique no app, em menos de 30 segundos, o Patrocinador faz esse reconhecimento, como no exemplo abaixo:

“Parabéns Pedro, pelo seu empenho e engajamento nesse projeto tão importante para a empresa.”

SOLUÇÃO 03

Comunicação automatizada que destaca o patrocínio

O TalkProcess forms fará com que esse post chegue até os demais Gestores e Colaboradores envolvidos com o projeto, via e-mails e notificações.

Assim, todos verão a participação do Patrocinador e perceberão a importância que ele dá para o projeto.

SOLUÇÃO 04

Transparência que gera engajamento nos Gestores

Esse reconhecimento público para quem está engajado, terá um efeito importante junto aos Gestores:

• Primeiro, sobre os engajados, que serão estimulados a continuarem se empenhando;

• Segundo, sobre os não engajados, onde ocorre um certo desconforto, por eles constatarem que existem Gestores fazendo mais do que eles e chamando a atenção da Diretoria pelo seu engajamento.

Naturalmente, esses menos engajados passarão a se empenhar mais com as atividades do projeto, melhorando o seu engajamento e o de seus Colaboradores.

SOLUÇÃO 05

Cobrança diretamente pelo app

Em situações mais críticas, de Gestores mais resistentes, o Patrocinador poderá se comunicar diretamente com ele, usando posts privados no app.

Essa abordagem direta, de um Diretor cobrando empenho de um Gestor, tem um efeito ainda mais forte para aumentar o engajamento.

SOLUÇÃO 06

Valorização natural do engajamento

Essa dinâmica de engajamento dos Gestores baseada em informações confiáveis, faz toda a diferença para evoluir a maturidade da atuação com processos dentro da empresa.

A sensibilização e tomada de decisão dos stakeholders passa a se orientar em fatos e não apenas na opinião do profissional de processos, quando este apontar para a falta de engajamento.

Assim, após os primeiros projetos realizados com o apoio do TalkProcess forms, os Gestores compreenderão melhor como desempenhar seu papel nos projetos e passarão a se engajar cada vez mais, como forma de ganhar visibilidade junto à alta gestão.

Ou seja, os Gestores passam a perceber que o seu acesso a promoções em cargos, alcance de melhores salários e seu prestígio dentro da empresa, passam a ser beneficiados pelo seu engajamento nos projetos de processos.

SOLUÇÃO 07

Percepção e valor que muda a cultura da empresa

O mesmo acontecerá com os Colaboradores, que passarão a se engajar de forma mais natural, como forma de mostrar desempenho para seus Gestores.



Ou seja, o TalkProcess forms vai além do apoio ao levantamento dos processos. Trata-se de uma solução única para desenvolver a cultura de processos dentro da empresa.

Como o TalkProcess:

Use grátis!

Quer saber como o TalkProcess forms funciona na prática?

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