automatizamos a comunicação e cobrança!

Saiba como o TalkProcess forms Automatiza a Comunicação e Cobrança sobre Gestores e Colaboradores

REALIDADE

Colaboradores não preenchem o formulário

Ao se propor a coletar informações sobre um processo de negócio, por meio de um formulário eletrônico, o desafio é fazer com que os Colaboradores realmente preencham esse formulário.

Na correria do dia a dia, com metas e pressão por produtividade, eles fazem de tudo, menos preencher o formulário solicitado pelo profissional de processos.

Para lidar com esse cenário, a comunicação e a cobrança são fundamentais:

  • Comunicar o que deve ser preenchido;
  • Cobrar de quem não está preenchendo.

DIFICULDADE 1

Falta de informação sobre engajamento

Apesar de sua importância, poucas vezes é possível implementar uma boa comunicação e cobrança, com todos os colaboradores envolvidos.

Isso ocorre devido a duas causas:

  • Falta de informação sobre engajamento;
  • Tempo e trabalho exigidos para implementar a devida comunicação e cobrança.
Formulários genéricos (como o Google Forms) não fornecem, para o profissional de processos, informação sobre o engajamento dos Colaboradores, que possibilite agilidade e o nível de monitoramento e controle adequados. Por “adequados” entenda uma comunicação e cobrança personalizadas, atualizadas diariamente e com resultados avaliados continuamente. Nesses formulários genéricos, que não são especializados no levantamento de processos, não é possível saber:
  • Se o colaborador acessou o formulário;
  • O quanto ele preencheu;
  • Quanto tempo ele dedicou ao preenchimento;
  • Quanto tempo a cada dia;
  • Se esse tempo está dentro do planejado/meta;
  • Qual o seu ritmo de preenchimento;
  • Se esse ritmo está dentro do planejado/meta;
  • O quanto ele responde às dúvidas do profissional de processos;
  • Qual a agilidade nessas respostas;
  • Etc.

DIFICULDADE 2

Sobrecarga para o profissional de processos

A segunda causa para não se implementar uma boa comunicação e cobrança, é o trabalho exigido do profissional de processos, para aferir esses indicadores, comunicar e cobrar de forma personalizada.

Ele deve, pelo menos, monitorar DIARIAMENTE cada formulário, para identificar o quanto foi preenchido pelo colaborador responsável e se ele alcançou a meta, a fim de cobrar de quem não está fazendo.

Em seguida, o profissional de processos deve elaborar um e-mail para cada colaborador que não está cumprindo a meta, informando o que falta fazer, o prazo restante e como ele deve proceder para recuperar o atraso.

Outra ação fundamental é mostrar quem está fazendo mais do que ele, como forma de usufruir dos engajados, a fim de estimular os não engajados.

Esse nível diário de monitoramento e controle, quase nunca é possível de ser feito, por exigir muita com disciplina, tempo e empenho do profissional de processos.

DIFICULDADE 3

Falta de reconhecimento para os engajados

Se já é difícil cobrar de quem não está fazendo é mais difícil ainda fornecer o devido reconhecimento para os engajados.

As ações de reconhecimento são vitais para manter o compromisso dos engajados com o projeto de modelagem.

O esforço de um engajado requer dele disciplina e habilidade para lidar com a correria do dia a dia.

Caso esse empenho não seja reconhecido pela empresa, ele pode se desmotivar e diminuir seu engajamento ao longo do tempo.

SOLUÇÃO 1

Comunicação que gera engajamento

Desde o início do projeto o TalkProcess forms afere os indicadores de engajamento, mostrados nas seções anteriores, e os utiliza na comunicação e cobrança dos Gestores e Colaboradores.

Essa comunicação é totalmente automatizada e tem a finalidade de estimular os não engajados e reconhecer o esforço dos mais engajados.

O TalkProcess elabora e-mails e notificações personalizadas, automaticamente, utilizando algoritmos de machine learning, a fim de aumentar a conexão dos Gestores e Colaboradores com o projeto.

SOLUÇÃO 2

Cobrança que gera mudança de postura

Os indicadores de engajamento também são utilizados pelo TalkProcess, para cobrar o devido empenho dos Gestores e Colaboradores mais resistentes.

Quando uma pessoa não se mostra sensível às comunicações recebidas, o TalkProcess utiliza de psicologia cognitiva, a fim de fortalecer o impacto da cobrança.

Quando um Gestor é informado que existem outros Gestores fazendo mais do que ele no projeto, isso costuma incomodar e provocar um aumento no engajamento.

Essa cobrança, além de totalmente automatizada, também é elaborada de forma personalizada.

Assim, o perfil de cada pessoa é analisado pelo TalkProcess, para que ele produza uma comunicação e cobrança sob medida, com mais poder de sensibilização sobre quem é cobrado.

SOLUÇÃO 3

Atuação mais próxima para mitigar resistências

A partir da automatização da comunicação e cobrança, o profissional de processos terá mais tempo para lidar com os não engajados, de forma mais próxima.

Ele poderá dar mais atenção a essas pessoas, buscando conversar pessoalmente, apoiar nas dificuldades e buscar coletar o conhecimento, por meio de entrevistas e observação in loco.

Use grátis!

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